Fascicoli e scartoffie addio: lo studio legale diventa paperless

Chiudete gli occhi e provate ad immaginare piante fiorite, complementi d’arredo, schermi e cornici nel vostro ufficio. E tutto ciò al posto dei faldoni accantonati, in ogni angolo della stanza, per settimane, in attesa della prossima udienza che, in tempo di pandemia, potrebbe essere rinviata.

È solo un’utopia o è possibile lavorare paperless?

Ancora una volta i nostri colleghi americani hanno una risposta da suggerirci.

Labster Erik Pelton è un’icona del paperless law office a stelle e strisce perché da anni, ormai, esercita la professione forense senza carta.

Secondo il portale The Lawyerist la cui dichiarata mission è “guiding healtier small law firms” e quindi, letteralmente, di guidare i piccoli studi legali verso una maggiore “salute”, il senza carta ha aperto le porte all'efficienza e, i vantaggi, sempre secondo l’autorevole testata, sarebbero principalmente cinque:

• Risparmio di tempo. Le ore spese per reperire un documento cartaceo tra i faldoni dovrebbero contare tanto quanto le ore di effettiva pratica legale, con l’effetto che quel tempo dovrebbe essere fatturato al cliente. Per rintracciare un documento nell’archivio digitale è infatti sufficiente digitare la parola chiave nel database.
• Risparmio di denaro. In un ufficio si utilizzano mediamente 10.000 fogli di carta all'anno, il cui costo deve essere confrontato con quello investito per il funzionamento del sistema di archiviazione digitale. La differenza equivale a parecchi dollari.
• Miglioramento del servizio. Immaginiamo di smarrire un documento importante e, quindi, di dover dedicare tempo ed energie per ricercarlo. L'eliminazione della carta vanifica questi contrattempi, ottimizzando il servizio in favore del cliente.
• Implementazione della sicurezza. Nell’ambito del sistema di gestione elettronica dei documenti l'accesso ai file è limitato: solo chi dispone della password può aver ingresso ai dati e alle informazioni del fascicolo digitale. Un furto o un allagamento in ufficio distruggerebbero definitivamente i documenti cartacei, mentre quelli digitali, tramite il backup dei file ed il cloud hosting, sopravvivono a pressoché qualsiasi incidente.
• Aumento della produttività. Optare per uno studio legale senza carta significa anche passare al mobile, consentendo di accedere ai fascicoli da qualsiasi dispositivo. A ciò si aggiunga che, il tempo risparmiato per gestire la carta può essere veicolato a questioni più importanti.

Se The Lawyerist ci ha convinti, dobbiamo passare allo step successivo, e cioè fare in modo che i testi trasmigrino sui file.

Nello studio del collega Labster Doug Stein funziona così: appena arriva un documento viene immediatamente scansionato, inserito nella cartella digitale corretta, inviato all'avvocato che gestisce il fascicolo, e poi distrutto. Se un documento deve rimanere nella sua forma originale, come una cambiale o un testamento, viene comunque scansionato, quindi archiviato in ambedue le modalità: digitale e fisica. Labster Doug Stein non deve pensare a mettere a posto i fascicoli o a reperire altrove le informazioni appuntate sui post it che, sistematicamente, si volatilizzano per la stanza. Il suo sistema tecnologico gli lascia il tempo per concentrarsi sui compiti importanti della giornata.

Allora premiamo il pulsante start sullo scanner e avviamo il cloud, il mantra di oggi è paperless.