Dichiarazione sostitutiva di atto notorio

La presente guida prende in considerazione i casi e i limiti in cui può essere utilizzata la dichiarazione sostitutiva di atto notorio, soffermandosi anche sulla differenza di tale atto rispetto all’autocertificazione e all’atto notorio.

Sommario

1. Cos’è la dichiarazione sostitutiva di atto notorio
2. La normativa di riferimento
3. Quando viene utilizzata la dichiarazione sostitutiva di atto notorio
4. Chi può utilizzare la dichiarazione sostitutiva di atto notorio?
5. Responsabilità del pubblico ufficiale o funzionario dell’ufficio pubblico
6. Dichiarazione sostitutiva di atto notorio: cosa si può autocertificare
7. La compilazione del modello
8. Limiti della dichiarazione sostitutiva 
9. Dichiarazione sostitutiva: le responsabilità per il cittadino
10. Differenza tra autocertificazione e dichiarazione sostitutiva di atto notorio
11. Dichiarazione sostitutiva di atto notorio e atto notorio
12. Atto notorio redatto dal notaio
13. Atto notorio: i costi
14. Atto di notorietà per uso matrimonio
15. Atto notorio per successione ereditaria
16. Atto di notorietà per concorsi 

1. Cos’è la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio consta di un atto sostitutivo dell’atto notorio con il quale possono comprovarsi stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato, resa e sottoscritta dallo stesso, osservando le modalità dell’art. 38 del D.P.R. n. 445/2000.

2. La normativa di riferimento

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio o atto di notorietà è disciplinata dal D.P.R. n. 445/2000 recante il testo unico sulla documentazione amministrativa.

In particolare, l’art. 47 del D.P.R. rappresenta la norma di riferimento per tale atto.

3. Quando viene utilizzata la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere utilizzata quando un soggetto deve entrare in contatto, instaurando un rapporto, con le Pubbliche Amministrazioni nonché con i gestori di Servizi Pubblici.

4. Chi può utilizzare la dichiarazione sostitutiva di atto notorio?

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere utilizzata dai cittadini italiani e anche da quelli della Unione Europea.

Per quanto concerne, invece, i cittadini extracomunitari è ammessa autocertificazione solo a due condizioni:

1. Il possesso della residenza italiana;
2. La dichiarazione di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da soggetti pubblici e privati italiani.

5. Responsabilità del pubblico ufficiale o funzionario dell’ufficio pubblico

Se, a fronte della sussistenza dei presupposti per accoglierla, il pubblico ufficiale o il funzionario dell’ufficio pubblico non accetta l’autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, allora lo stesso incorre nella violazione dei doveri d’ufficio.

6. Dichiarazione sostitutiva di atto notorio: cosa si può autocertificare

Generalmente, salvo che la legge non disponga diversamente, possono essere oggetto di dichiarazione sostitutiva di atto notorio tutti i documenti diversi da quelli che possono essere autocertificati, ai sensi dell’art. 46, D.P.R. n. 445/2000.

Scarica qui un modello editabile di dichiarazione sostitutiva di atto notorio.

7. La compilazione del modello

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà deve presentarsi agli organi della pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi interessati:

• personalmente sottoscritta dall'interessato;
• su carta libera con relativa marca da bollo;
• in presenza dell’addetto pubblico dipendente ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore;
• tramite invio telematico, sottoscrivendola mediante la firma digitale ovvero con l'uso della carta di identità elettronica, quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico;
• per fax.
• l’art. 48 del D.P.R. n. 445/2000 prosegue specificando che:
• le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono;
• i soggetti interessati possono utilizzare dei moduli predisposti dalle singole amministrazioni per la redazione delle dichiarazioni sostitutive.

Le dichiarazioni sostitutive di atti notori vanno autenticate solo se usate nei rapporti con privati, altrimenti l’autenticazione non è necessaria.

Coloro che non sanno o non possono firmare devono rendere la dichiarazione davanti al pubblico ufficiale.

Inoltre, i soggetti che si trovano in condizioni di momentaneo impedimento per motivi di salute devono rendere la dichiarazione davanti al pubblico ufficiale attraverso il coniuge o, in sua assenza, i figli o, in mancanza di questi, un parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado.

Cliccando sul seguente link si può accedere ad una serie di modelli di dichiarazioni sostitutive di atto notorio: http://www.comune.salsomaggiore-terme.pr.it/autocertificazioni-e-dichiarazioni-sostitutive-di-atto-notorio

Inoltre, in allegato al presente articolo, è possibile scaricare altri modelli in formato Word.

8. Limiti della dichiarazione sostitutiva

Non possono essere autocertificati, né sono oggetto di dichiarazione sostitutiva di atto notorio i certificati di origine e di conformità CE, i certificati di marchi e brevetti e i certificati sanitari e veterinari.

9. Dichiarazione sostitutiva: le responsabilità per il cittadino

Il cittadino deve rendere dichiarazioni veritiere, altrimenti, qualora dai controlli delle autorità competenti dovesse emergere che il contenuto della dichiarazione non risponda a tale esigenza, all’interessato viene notificata tale incongruenza.

A seguito della segnalazione, lo stesso è tenuto a regolarizzare o completare la dichiarazione resa.

La falsa dichiarazione fa decadere i benefici eventualmente conseguiti, fermo restando l’applicazione delle sanzioni penali previste.

10. Differenza tra autocertificazione e dichiarazione sostitutiva di atto notorio

Prima di poterne cogliere le differenze, occorre premette brevemente le caratteristiche essenziali dell'autocertificazione.

Quest’ultima viene redatta e firmata dal soggetto interessato, il quale ne assume la totale responsabilità, quando si desidera dichiarare determinati fatti, stati o qualità personali in sostituzione dei certificati richiesti dalle pubbliche amministrazioni e dai gestori di pubblici servizi o anche da privati che lo consentono.

In base all’art. 46 del D.P.R. n. 445/2000, mediante l’autocertificazione, possono provarsi:

• a) data e il luogo di nascita;
• b) residenza;
• c) cittadinanza;
• d) godimento dei diritti civili e politici;
• e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• f) stato di famiglia;
• g) esistenza in vita;
• h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
• i) iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• l) appartenenza a ordini professionali;
• m) titolo di studio, esami sostenuti;
• ·n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• ·o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
• q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
• r) stato di disoccupazione;
• s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
• t) qualità di studente;
• u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• ·v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
• aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
• bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
• cc) qualità di vivenza a carico;
• dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

L'autocertificazione si redige in carta semplice, compilando i moduli scaricabili o quelli resi disponibili dagli Uffici Comunali oppure predisponendola liberamente, apponendo una firma.

Infine, la stessa deve presentarsi, alternativamente:

1. personalmente;
2. tramite lettera o fax, allegando la fotocopia del valido documento d'identità del firmatario.

In conclusione, sia l’autocertificazione che la dichiarazione sostitutiva di notorietà sono atti per cui è sufficiente dichiarare in prima persona e sotto la propria responsabilità dei fatti, atti o stati personali.

Tuttavia, differiscono per i fatti, gli stati o le qualità personali che si possono essere autocertificate.

Nel caso dell'autocertificazione vera e propria, infatti, il soggetto può dichiarare fatti, stati o qualità personali contenuti in pubblici elenchi o registri.

Al contrario, la dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere usata per dichiarare fatti, stati o qualità personali non contenuti in pubblici elenchi o registri.

Lo stesso articolo 46, D.P.R. n. 445/2000 stabilisce che, salvo diverse disposizioni di legge, possono essere oggetto di dichiarazione sostitutiva di atto notorio tutti i documenti diversi da quelli che possono essere autocertificati.

Ergo, in questo caso, il soggetto richiede l’attestazione di un atto, fatto o qualità personale che conosce, riguardo sé stesso o soggetti terzi, ma che non sarà certificabile da una Pubblica Amministrazione.

Inoltre, si evidenzia una differenza anche nelle modalità di presentazione della domanda:

1. Nel caso delle autocertificazioni, come sopra descritto, è necessario scriverla su carta semplice e firmarla oppure compilarla utilizzando modelli prestampati
2. Nel caso, invece, delle dichiarazioni sostitutive di un atto di notorietà, la dichiarazione è apposta su carta semplice o modelli prestampati e sottoscritta davanti al funzionario competente a ricevere la documentazione.

In alternativa, è possibile allegare alla dichiarazione sottoscritta la fotocopia non autenticata di un documento di identità del dichiarante ed inviarla all'ufficio richiedente per posta o via fax o e-mail in questo caso è necessaria la firma digitale PEC.

11. Dichiarazione sostitutiva di atto notorio e atto notorio

Anche in questo caso, occorre premettere cosa s’intenda per atto notorio e quali sono le sue caratteristiche.

Per atto notorio, o atto di notorietà, s’intende un atto di natura pubblica necessario per dimostrare determinati fatti, stati o qualità personali.

Dunque, è un documento scritto e formato innanzi ad un pubblico ufficiale che può essere un notaio o un cancelliere presso un tribunale.

La dichiarazione è resa sotto giuramento da due attestanti maggiorenni, muniti di documento in corso di validità e nel pieno esercizio dei propri diritti civili, i quali giurano di essere consapevoli della responsabilità morale e giuridica che assumono con tale deposizione.

Può essere fatto da chiunque abbia un interesse all'atto, indipendentemente dalla residenza.

La dichiarazione giurata ha per oggetto determinati fatti estranei alla sfera di interessi personali degli attestanti e che producono effetti giuridici di interesse per un terzo.

I fatti riportati dagli attestanti sono notori, ovvero di pubblico dominio e sono considerati veri a meno che qualcuno non faccia una querela di falso sulla provenienza delle dichiarazioni.

Lo stesso deve avere forma scritta e può essere ricevuto da un notaio o un cancelliere presso un tribunale, alla presenza di due o più testimoni.

Eccezionalmente, solo in alcuni casi, può essere ricevuto solo dal Presidente del Tribunale o, per delega di questo, dal Cancelliere.

In quanto atto pubblico, ha valenza di prova legale sia sulla paternità dell’atto che su quanto dichiarato di fronte al pubblico ufficiale scelto.

Di contro, non prova legalmente il contenuto delle dichiarazioni rese.

Ergo, l’atto notorio è necessario quando il contenuto debba essere oggetto di un giuramento fatto da persone non personalmente interessate e innanzi ad un pubblico ufficiale.

Di contro, nei casi in cui è sufficiente dichiarare in prima persona e sotto la propria responsabilità dei fatti, atti o stati personali allora si potrà esercitare il diritto a redigere una semplice autocertificazione o dichiarazione sostitutiva.

Scarica qui un modello editabile di atto di notorietà. 

12. Atto notorio redatto dal notaio

L’atto notorio, in quanto atto scritto e formato innanzi ad un pubblico ufficiale può essere, tra gli altri, redatto di fronte ad un notaio.

Il notaio, così come il cancelliere, nell’attestare la presenza del diretto interessato alla dichiarazione e due attestanti, riporterà in forma scritta quanto segue:

“Quindi io notaio deferisco il giuramento a detti attestanti, previa ammonizione sull’obbligo di dire la verità e sulle conseguenze penali delle dichiarazioni false o reticenti, invitando gli stessi a rendere la seguente dichiarazione: – Consapevole della responsabilità morale e giuridica che assumo con la mia deposizione, mi impegno a dire tutta la verità e a non nascondere nulla di quanto è a mia conoscenza. Gli attestanti, quindi, rendono, in presenza di me notaio, la suddetta dichiarazione, ed attestano essere vero, notorio ed a loro personale conoscenza quanto segue: ….”.

13. Atto notorio: i costi

I costi di un atto notorio variano in virtù del pubblico ufficiale scelto.

Per quanto concerne il notaio, si deve chiedere un preventivo e fissare l’appuntamento per la redazione dell’atto.

Per quanto concerne la spesa da affrontare per richiedere l'atto notorio in cancelleria, la stessa consiste nell' acquisto delle marche da bollo da apporre sulle varie copie dell'atto notorio, senza necessità di effettuare alcun versamento.

E' possibile inoltre richiedere l'urgenza e ritirare l'atto notorio il giorno stesso.

In questo caso sarà necessaria una maggiore spesa per marche da bollo.

Ma vediamo il costo delle marche da bollo nello specifico:

• Il costo per la redazione è pari a 2 marche da bollo da € 16,00;
• Il costo ulteriore per ritirare la copia dell’atto richiesto come urgente è pari ad altre 3 marche per ogni copia da € 11,63.

  E' possibile acquistare al posto delle tre marche da bollo da 11,06 una da 33,18

• Il costo per ritirare la copia dell’atto richiesto senza urgenza (ritiro dopo 3 gg. dalla richiesta) è pari a una ulteriore marca da bollo per ogni copia da € 11,63.

In Tribunale o presso il Giudici di pace, i costi sono ulteriormente ridotti alla metà.

Sono esenti da bollo gli atti notori per uso divorzio ex art. 19 L. 6/3/1987 n. 74.

14. Atto di notorietà per uso matrimonio

In merito, si distingue tra:

1. Atti notori relativi alla dispensa dalle pubblicazioni di matrimonio, ex art. 100 c.c., il quale recita “Il tribunale, su istanza degli interessati, con decreto non impugnabile emesso in camera di consiglio, sentito il pubblico ministero, può ridurre, per gravi motivi, il termine della pubblicazione 95. In questo caso la riduzione del termine è dichiarata nella pubblicazione. Può anche autorizzare, con le stesse modalità, per cause gravissime, l'omissione della pubblicazione, quando gli sposi davanti al cancelliere dichiarano sotto la propria responsabilità che nessuno degli impedimenti stabiliti dagli articoli 85, 86, 87, 88 e 89 si oppone al matrimonio. Il cancelliere deve far precedere alla dichiarazione la lettura di detti articoli e ammonire i dichiaranti sull'importanza della loro attestazione e sulla gravità delle possibili conseguenze”;
2. Atti notori destinati a supplire l’atto di nascita per uso matrimonio, ex art. 97 R.d. n. 1238 del 9/7/39.

15. Atto notorio per successione ereditaria

Nel caso specifico di una successione, quando si ereditano delle liquidità gli eredi si recano presso la banca o l'ufficio postale nel quale sono custodite le liquidità stesse per richiedere il rilascio di un certificato che attesti il valore delle liquidità possedute dal de cuius.

Una volta ottenuto il certificato di consistenza delle liquidità, lo andranno ad allegare alla dichiarazione di successione.

Tuttavia, preliminarmente all’emissione di tale certificato e al conseguente svincolo delle somme ereditate in favore degli eredi, la banca deve verificare l’identità degli eredi stessi.

L' istituto finanziario per poter svincolare le somme dovrà essere sicuro di chi siano gli eredi, quindi chiederà tutta la documentazione necessaria.

Per tale motivo la banca chiederà all' erede tutti i documenti necessari, quali: certificato di morte, documento d' identità degli eredi e l’atto notorio.

Successivamente, chiederà una copia conforme della dichiarazione di successione.

L' atto notorio si può richiedere presso il tribunale, davanti al cancelliere o presso un notaio.

La scelta di uno o l’altro pubblico ufficiale comporta sostanzialmente una differenza nella spesa da sostenere che molto probabilmente è più bassa in cancelleria.

Se la cifra ereditata è di modesta entità allora la banca, solitamente, non chiede l’atto notorio.

Tuttavia, per sicurezza la banca generalmente richiede l'atto notorio e non la semplice dichiarazione sostitutiva.

Il motivo della scelta di tale modus operandi sta nel volersi assicurare una maggiore protezione nel caso in cui dovessero esserci in futuro delle contestazioni da parte di altri eventuali eredi.

Nello specifico, nel richiedere l’atto notorio, la banca o ufficio postale dovrà consegnare in cancelleria i seguenti documenti:

– documento di riconoscimento degli eredi

– documento di riconoscimento del de cuius

– marche da bollo

– Copia di eventuale testamento

Inoltre, sarà necessaria la presenza di due testimoni, muniti di valido documento di riconoscimento, privi di alcun vincolo di parentela con gli eredi.

16. Atto di notorietà per concorsi

L’atto di notorietà per concorsi attesta che tutti i documenti necessari per la domanda, necessariamente conservati dai privati, sono conformi agli originali a cui si riferiscono.

A tal fine si stila un elenco con tutti i titoli, le qualifiche e i documenti presentati e la firma apposta non deve essere autenticata davanti ad un Pubblico Ufficiale, in quanto sarà sufficiente:

1. allegare una copia non autenticata del documento di riconoscimento;
2. firmare la dichiarazione in presenza di un dipendente addetto;
3. Dichiarate il vero, poiché in caso contrario se ne risponde penalmente come previsto dall’art. 76 del DPR 445/2000.

In aggiunta ai documenti su menzionati, si richiede di allegare i documenti che possono essere utili alla valutazione.

Nel caso si voglia mandare tutto tramite pec oppure per via telematica è necessario scansionare i file e inviarli in formato pdf in un unico file oppure sarà sufficiente inviare semplicemente le fotocopie dei documenti stessi.

In sintesi, per partecipare a un concorso dovrete allegare:

• Domanda
• Curriculum datato e firmato
• Autocertificazione documenti
• Atto di notorietà documenti
• Elenco documenti presentati
• Fotocopia documento d’identità.

Infine, si ricordi che tutti i documenti devono essere numerati, datati e firmati.