Studi legali “virtuali”: gli avvocati e il lavoro a distanza

Gli avvocati sono pronti per lavorare da remoto? Di cosa c’è bisogno per passare dallo studio legale fisico a quello virtuale?

Il trasferimento al remoto può iniziare solo dopo aver predisposto un piano di azione chiaro, degli strumenti adeguati e un metodo per la formazione e il contatto con il personale.

Prima di qualsiasi step operativo, occorre procedere ad un inventario degli strumenti. Ci si accorgerà che di alcuni già si dispone, mentre sarà opportuno acquistarne ulteriori. Il portale Lawyerist consiglia di collocare, in cima alla lista, il kit destinato agli web meeting. La tecnologia da impiegare per partecipare ad una riunione video si compone di laptop, webcam, microfono, auricolari. A ciò bisogna aggiungere un software video.

Una volta completato l’elenco del materiale, occorrerà stilare delle linee guida che descrivano come i collaboratori ed il personale di segreteria dello studio dovranno operare da remoto, come ad esempio presenziare le riunioni, mettendo in guardia su alcune circostanze e problematiche tecniche: attivare il video e non utilizzare il microfono e gli altoparlanti del computer, le cuffie wireless possono avere problemi di durata della batteria, le cuffie plug-in con microfono sono un’opzione conveniente per ridurre il rimbombo dell’audio. Appare quindi fondamentale assicurarsi la tecnologia più adeguata per prendere parte a web meeting con colleghi e clienti: l’avvocato non sembrerà molto professionale senza cuffie, o se queste si scaricano nel bel mezzo di una video call.

Altro aspetto afferisce alla larghezza di banda della rete Internet domestica, in modo che risulti sufficiente per soddisfare l’utilizzo che deriverà dalle operazioni da compiere all’interno dello studio legale virtuale, tenendo in considerazione che, se in casa ci sono altre persone che utilizzano Internet, ciò influirà sulla velocità.

Un’ulteriore tematica da sviluppare sulle linee guida, finalizzate alla configurazione professionale di un ufficio domestico, riguarda l’illuminazione, lo sfondo e il display della webcam. È infatti essenziale creare privacy sull’area di lavoro collocando pareti divisorie o librerie, personalizzare la location con piante, immagini o comunque piccoli particolari, nonché assicurarsi che una fonte di luce, come quella naturale proveniente da una finestra, risulti disposta dietro la fotocamera e puntata sul viso. Se ciò non fosse possibile, Lawyerist consiglia di acquistare una lampada al led e puntarla verso il viso, inquadrandola in modo che la parte centrale del volto corrisponda al centro della cornice.

Altra preziosa indicazione è quella di focalizzare l’attenzione su cosa si scorge, visivamente, dietro la propria sagoma, quindi organizzare uno sfondo consono alla professionalità legale, senza scartare l’ipotesi di utilizzare sfondi virtuali. Ed il tutto senza tralasciare l’abbigliamento e la cura della persona.

Le linee guida dovrebbero chiarire ogni aspetto del lavoro da remoto, e ciascun membro del team, dalle stesse best practice, dovrebbe avere ben chiari i molteplici aspetti che attengono al lavoro domestico, traendo da esse la risoluzione agli invitabili inghippi.

Una volta predisposto l’apparato tecnologico e i dettagli estetici per funzionare in remoto, si passerà allo step finalizzato a costruire i processi che il team dovrà seguire e, all’uopo, sarà necessario disporre di un software di gestione operativo.

Lawyerist suggerisce infine, al titolare dello studio, di comunicare frequentemente, in specie agli esordi della transizione virtuale o quando approda un nuovo membro nel team che opera da remoto. Esorta inoltre a comunicare mission e vision della law firm ed invitare i propri collaboratori alla relativa condivisione. Senza trascurare l’aspetto creativo, mantenere il gruppo connesso migliora la realizzazione di progetti e obiettivi, ma aiuta anche a limitare l’isolamento.