Le soluzioni digitali per lo studio legale: lavorare anche durante l’emergenza

Nel mentre stavamo vivendo le nostre esistenze la pandemia globale ci ha sorpreso e coinvolto tutti,  spingendoci a trovare alternative e nuove soluzioni per non soccombere, dettate da quello che passerà alla storia come un periodo di grande crisi. La parola d'ordine è dunque adattamento alla nuova realtà; l'atteggiamento giusto da tenere è proiettato alla ricerca di speranza, magari perché no, di nuove opportunità e idee, all'interno di una situazione di depressione in cui siamo stati catapultati.

Questo atteggiamento, in termini pratici e concreti, si traduce nel ripensamento, nell'adozione e potenziamento dei nostri ambienti lavorativi nonché di tutti gli strumenti con cui eravamo soliti lavorare, qui di seguito esaminati.

Innanzitutto, viene in considerazione la trasformazione tecnologica nei contesti lavorativi, all'interno di aziende, imprese, studi professionali etc. E non poteva essere diversamente. Difatti, allorché l'OMS dichiarava lo stato di pandemia globale è scattata la corsa di imprenditori, dirigenti, liberi professionisti, nel ripensare la organizzazione interna della propria attività adattandola inevitabilmente ai rapporti a distanza o come si suol dire “da remoto”. In presenza di uno stato di crisi così eccezionale, mai fin d'ora vissuto, e destinato tuttora a prolungarsi, la prerogativa di tutti i professionisti è stata, senza dubbio, quella di garantire la continuità aziendale, adattandosi obbligatoriamente al cambiamento. L'atteggiamento descritto ha significato guardare favorevolmente e in modo positivo agli strumenti digitali ed informatici. Come a noi noto, difatti, prima che iniziasse la epidemia nazionale detti strumenti non erano sfruttati o, meglio, erano utilizzati in maniera marginale (se non dai liberi professionisti, come i legali, già avvezzi al mondo telematico per l'essenza della attività svolta). La trasformazione tecnologica menzionata si è imposta così velocemente e si è estesa così tanto da coinvolgere i più svariati ambiti lavorativi adattandosi, nei limiti del possibile, da settore a settore, al fine di garantire, come detto, la continuità dei rapporti lavorativi sia interni alle aziende sia esterni con la propria clientela.

Nel contesto aziendale lavorativo attuale, l'esempio emblematico della trasformazione e dell'adattamento alla nuova realtà è

In un momento difficile come questo, dove l’emergenza Covid-19 continua a influire su tutti i settori produttivi e sulla socialità, anche gli Avvocati sono stati chiamati a riorganizzare il lavoro dello Studio in modalità “smart” e digitale, trovandosi sempre più spesso ad affrontare problematiche mai affrontate prima, quali:

• La condivisione delle informazioni e il contratto di rete
• L'organizzazione "smart" dello Studio attraverso la tecnologia
• Banche dati 
• Software gestionali in cloud

Lo smart working, infatti, costituisce la risposta valida al distanziamento sociale ed alle restrizioni sociali alla mobilità e rappresenta l'unica possibilità concreta di mantenimento della piena operatività per aziende e professionisti. La situazione di necessità ha fatto si che numerose aziende, in breve  tempo, siano riuscite a fornire ed attivare dispositivi sicuri affinché ogni dipendente potesse essere posto nella condizione di lavorare da casa. Le aziende, ma anche studi professionali (ad esempio legali), hanno quindi dovuto affrontare nuove problematiche dettate dall'odierna crisi pandemica e ripensare le proprie organizzazioni interne in conformità alle esigenze che l'emergenza sanitaria sta continuando ad imporre.

È importante però precisare come lo smart working impone l'osservanza di tutta una serie di misure di sicurezza e comportamenti affinché lo stesso possa essere svolto in piena sicurezza. Tali regole devono essere rispettate sia dal titolare d'azienda sia dallo stesso collaboratore. Ad esempio, il titolare dovrà accertarsi che il trasferimento dei dati tra la rete interna e il pc del dipendente o collaboratore si attui tramite una VPN (rete privata accessibile solo ad utenti autorizzati). Il lavoratore dovrà attenersi in modo puntiglioso alla policy della propria azienda; ad esempio, verificare che gli accessi al sistema siano protetti da una apposita password; avere l'attenzione e l'accortezza di non procedere a scaricare programmi provenienti da fonti incerte; ed ancora, installare il blocco al pc in caso di allontanamento dalla postazione di lavoro o  utilizzare connessioni wi-fi sufficientemente sicure.

Inoltre, come ben sappiamo, l'emergenza sanitaria in corso ha imposto necessariamente una riorganizzazione degli studi professionali e degli apparati delle strutture aziendali, improntata a favorire e valorizzare le interazioni e il dialogo a distanza tra professionisti. A ben vedere, vi è tutta una serie di strumenti, diciamo indispensabili, di cui oggi per sopravvivere alla crisi ogni Studio professionale deve avvalersi. Per gestire i rapporti di lavori a distanza, per rendere produttiva al massimo l'attività di Studio e, altresì, per proteggere tutti i dati personali e le informazioni raccolte anche da remoto, senza dubbio, lo Studio non dovrà rinunciare a riunioni ma è essenziale che queste siano svolte da remoto; dovrà utilizzare webinar per la formazione, nonché, coltivare collaborazioni da remoto, anche ad esempio, attraverso la condivisione di documenti tra più persone in tempo reale. Sia un'azienda o uno Studio professionale, dovrà adottare precise e puntuali abitudini che implicano il ricorso ad un sistema in cloud, ossia, all'utilizzo di piattaforme di comunicazioni interne: condivisione di documenti mediante strumenti di condivisione; assegnazione di nuove attività ed incarichi tramite mail ai componenti del gruppo; attività di sincronizzazione mediante collegamento con piattaforme in cloud (ad esempio, molto conosciuto in tal senso è Google Drive

Inoltre, per i professionisti di Studi legali commerciali etc che necessitano di continue consultazioni per risolvere questioni che di volta in volta si propongono (giuridiche e non solo), risultano di grande utilità le conosciutissime e numerose banche dati che oggi troviamo con facilità sul mercato. Non solo. Per gli avvocati, in particolare, il mercato stesso propone strumenti informatici specifici che possono solo agevolare l'attività degli stessi e, soprattutto, rendere possibile il suo svolgimento più celermente anche a distanza dal proprio Studio.