Le assemblee degli enti no-profit

Come ormai noto, con un rapido susseguirsi di provvedimenti il Governo sta provando a gestire l’emergenza sanitaria che sta colpendo il Paese con interventi mirati anche per il mondo del Terzo settore. All’art. 1 comma 1 della Legge 106 del 6 giugno 2016 (“Delega al Governo per la riforma del Terzo settore, dell’impresa sociale e per la disciplina del servizio civile universale“), si legge: “Per Terzo settore si intende il complesso degli enti privati costituiti per il perseguimento, senza scopo di lucro, di finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale e che, in attuazione del principio di sussidiarietà e in coerenza con i rispettivi statuti o atti costitutivi, promuovono e realizzano attività di interesse generale mediante forme di azione volontaria e gratuita o di mutualità o di produzione e scambio di beni e servizi“. E’ nata in questo modo la figura dell’ETS (“Ente del Terzo settore”).

Facciamo il punto su cosa dispongono per il Terzo settore i provvedimenti emessi dal Governo alla luce dei limiti alla libertà di incontro. Per contrastare il diffondersi del virus COVID-19 (cosiddetto “coronavirus”), infatti, il DPCM 8 marzo 2020 (dettato inizialmente solo per alcune “zone rosse” e poi esteso a tutto il territorio nazionale dal DPCM 9 marzo 2020) stabilisce la sospensione di “tutte le manifestazioni organizzate, nonché gli eventi in luogo pubblico o privato, ivi compresi quelli di carattere culturale, ludico, sportivo, religioso e fieristico” (art. 1, c.1, lett. gsvolti in ogni luogo, sia pubblico sia privato” (art. 2, c.1, lett. b). Molti enti non profit si sono dunque interrogati sulla possibilità di riunire i propri organi sociali alla luce dei limiti imposti dalle recenti normative.

La sospensione è stata disposta quantomeno fino al 3 aprile 2020 salvo proroghe, peraltro già preannunciate dal Ministro della Sanità Speranza come decisione che uscirà dal Consiglio dei Ministri di mercoledì 1 o giovedì 2 aprile. Pur non essendo le riunioni degli organi sociali classificabili all’interno delle “manifestazioni” propriamente dette, esse comportano lo spostamento e la riunione di diverse persone, potendo quindi essere ricomprese nel divieto descritto nelle righe precedenti. In questo periodo il quadro normativo delineato rende quindi impossibile le riunioni degli organi sociali (assemblea, consiglio direttivo, organo di controllo, altri organi sociali) dove sia prevista la partecipazione fisica degli individui.

Lo scorso 17 marzo è stato poi pubblicato in Gazzetta Ufficiale il  D.L. 17 marzo 2020 n. 18 (cosiddetto “Cura Italia”), il quale ha disposto importanti misure per far fronte alla situazione di emergenza in atto nel Paese. Si ricorda che, nel nostro ordinamento, le misure previste da un decreto legge entrano immediatamente in vigore ma i suoi effetti sono provvisori, divenendo definitivi solamente con la legge di conversione del decreto, che deve essere emanata entro 60 giorni dalla pubblicazione dello stesso.

a) Odv, Aps, Onlus

L’art.35 (commi 1 e 2) del Decreto Legge ha prorogato al 31 ottobre 2020 il termine per l’adeguamento alla riforma del Terzo settore degli statuti di organizzazioni di volontariato (Odv), associazioni di promozione sociale (Aps), Onlus e imprese sociali utilizzando la procedura semplificata, con la possibilità cioè di approvare le modifiche statutarie “inderogabili” con le semplici maggioranze dell’assemblea ordinaria. Nell’impossibilità di convocare le Assemblee o i Consigli di Amministrazione nell’attuale situazione di emergenza, ci sarà dunque piu tempo a disposizione per adeguare gli statuti alla Riforma del Terzo Settore. Si tratta di una semplificazione importante soprattutto per le Associazioni di grandi dimensioni (ad esempio, le reti a rilevanza nazionale) per le quali può essere molto difficoltoso, dal punto di vista pratico e organizzativo, raggiungere i quorum necessari per modificare lo Statuto. Il termine al 31 ottobre vale solo per Onlus, Odv e Aps che vogliono modificare i propri statuti con l’assemblea ordinaria. Per il resto è utile ricordare che non ci sono termini di scadenza per l’adeguamento al codice del terzo settore se non quelli che verranno indicati con il decreto sul nuovo registro che sta predisponendo il Ministero del Lavoro.

Il comma 3 dell’art. 35 ha prorogato la scadenza per l’approvazione dei rendiconti e dei “bilanci” delle Odv, delle Aps e delle Onlus, il cui termine scade nel periodo 1 febbraio 2020-31 luglio 2020 (cioè il periodo di durata dello stato di emergenza dichiarato dal Governo con detti provvedimenti). Le Odv, le Aps e le Onlus iscritte ai rispettivi registri possono quindi posticipare l’assemblea di approvazione del bilancio di esercizio, derogando alle previsioni legislative (ad esempio l’art.20-bis del D.P.R. 600/1973 per le Onlus) o statutarie.

Si tratta di scadenze che interessano la maggior parte degli enti non profit che fissano la data per l’approvazione del bilancio in 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio, ossia entro il 30 aprile nel caso in cui questo coincida con l’anno solare in analogia con quanto previsto per le società. Nel caso delle Onlus, poi, la proroga è particolarmente importante perchè l’approvazione del bilancio entro 4 mesi è espressamente prevista dall’art. 20-bis del D.P.R. n. 600/1973. In caso di inosservanza del termine, senza la proroga, l’effetto sarebbe stato la decadenza dei benefici fiscali.

In considerazione dell’emergenza sanitaria e al fine di semplificare gli adempimenti, queste scadenze vengono prorogate al 31 ottobre 2020. La scelta di unificare i termini per il già ricordato adeguamento degli statuti consente di provvedere all’approvazione del bilancio nei Consigli di Amministrazione o Assemblee convocati, ad esempio, per l’adozione delle modifiche statutarie di adeguamento alla riforma del terzo settore, ottimizzando i tempi e riducendo gli oneri a carico delle organizzazioni.

Il termine “bilanci” di cui all’art. 35, c.3 del decreto sembra ricomprendere anche il bilancio sociale e non solo quello economico: si ricorda che le Odv, le Aps e le Onlus sono obbligate, ex art.14, c.1 del Codice del Terzo settore, a redigere il bilancio sociale qualora abbiano avuto nell’esercizio precedente più di un milione di euro di entrate. Il codice civile non contiene disposizioni sul bilancio di associazioni, fondazioni e altri enti non profit, limitandosi a stabilire che le associazioni devono convocare l’assemblea almeno una volta all’anno per la approvazione del bilancio (art. 20 c.c.). Le uniche norme esistenti che impongono obblighi contabili agli enti non lucrativi sono quelle fiscali. Molto spesso succede però che tali  enti, pur non avendone l’obbligo, applichino per analogia le norme previsti per le società commerciali. Qualora poi una organizzazione non profit finanzi i suoi scopi istituzionali attraverso una attività economica di produzione e vendita di beni e servizi, è possibile che il suo bilancio sia più significativo se predisposto secondo la normativa prevista per le società commerciali. Lo IASC non ha mai emesso documenti sui bilanci degli Enti non lucrativi. Nel 2002 sono stati emessi i primi documenti della Commissione aziende non profit istituita dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti. Si ricorda che gli obiettivi del bilancio, nelle Organizzazioni non lucrative, nascono per una necessità primaria di trasparenza in quanto il moltiplicarsi del fenomeno associativo genera una concorrenza nella acquisizione dei contributi esterni, sia materiali (beni e lavoro prestato dai volontari) che finanziari. Perciò i volontari o coloro che offrono denaro si vengono a trovare nella condizione di dover scegliere a chi destinare il proprio contributo. Per fare fronte a ciò l’azienda non profit deve rispondere con una politica sincera di comunicazione in quanto l’interesse dei finanziatori è diretto a comprendere il grado di raggiungimento dei servizi prodotti e a comprendere se l’Ente è in condizione di continuare la sua attività istituzionale. Per quanto riguarda le cooperative sociali Onlus e le cooperative Onlus, anche esse rientranti nel mondo no profit, il bilancio, a parte le caratteristiche peculiari delle cooperative segue le norme del diritto commerciale.

In sede di conversione del decreto legge (Legge di conversione 24 aprile 2020, n. 27) nell’art. 35, c.3 è stata fatta un aggiunta prevedendo che “Le medesime organizzazioni e associazioni sono autorizzate a svolgere le attività correlate ai fondi del cinque per mille  per  l’anno  2017 entro la data del 31 ottobre 2020. Sono altresì prorogati alla  data del 31  ottobre  2020  i  termini  di  rendicontazione  di  eventuali progetti assegnati sulla base di leggi nazionali e regionali”.

b) La situazione per gli altri ETS

La Legge di conversione 24 aprile 2020, n. 27 è ulteriormente intervenuta per risolvere una stortura del decreto legge. Se il presupposto della proroga è la situazione di emergenza, anche per gli altri enti non profit avrebbe dovuto  essere concessa la possibilità di rinviare l’approvazione dei bilanci.

La stessa misura non è stata disposta invece per tutti gli altri enti non profit che ad oggi non sono in possesso delle qualifiche di Odv, Aps o Onlus. Dalla previsione di legge erano poi rimasti fuori gli enti non lucrativi diversi da associazioni e fondazioni, quali ad esempio i comitati o gli enti ecclesiastici e confessionali civilisticamente riconosciuti.

Le disposizioni speciali introdotte dal D.L. n.18/2020 non disciplinano le assemblee delle a.s.d.. o delle altre associazioni, culturali o ricreative – che non abbiano la qualifica di onlus, odv o aps derivante dall’iscrizione ai rispettivi registri – in quanto i termini di approvazione del bilancio/rendiconto per detti enti sono regolati dallo statuto e non previsti per legge. La stesura originaria dell’art. 35 del decreto-legge, infatti, nulla dice sul punto.

Gli statuti di tali organizzazioni prevedono solitamente il 30 aprile come termine entro il quale convocare (almeno in prima convocazione) l’assemblea per l’approvazione del bilancio di esercizio. L’unica semplificazione per questi enti, quindi, sembrerebbe essere rappresentata dalla possibilità di svolgere le riunioni in video-conferenza, anche se non previste dallo Statuto (art. 73, comma 4 del decreto).

Anche a tali enti si applicano infatti le disposizioni generali dei DPCM 8 e 9 marzo 2020, che vietano come visto (almeno fino al 3 aprile 2020) la possibilità di riunire l’assemblea e gli altri organi sociali “in presenza”.

Si tratta però di una strada non sempre percorribile per gli enti di minori dimensioni, che spesso si avvalgono di volontari e non sono attrezzati per organizzare assemblee da remoto. Qualora dunque non fosse stato possibile il rispetto di tali misure di sicurezza, sulla base di tali disposizioni si è ritenuto che anche gli enti non profit diversi da Odv, Aps ed Onlus fossero quindi pienamente legittimati a posticipare la convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio.

Si era in ogni caso auspicato che in sede di conversione in legge del decreto, si intervenisse su questo aspetto estendendo la proroga a tutti gli enti non profit a prescindere dalla qualifica giuridica e dal tipo di registro in cui sono iscritti, integrando l’art. 35 del DL oppure l’art. 106 del DL che consente la proroga generale per le assemblee delle società. La sopra ricordata Legge di conversione 24 aprile 2020, n. 27 ha dunque integrato l’art. 35 con un comma 3 ter in cui si è espressamente estesa la disciplina anche a tali altri enti non profit.

I DPCM 8 e 9 marzo 2020 ammettono dunque per le associazioni e le fondazioni la possibilità di svolgere le riunioni degli organi sociali in videoconferenza (tramite strumenti quali ad esempio skype, hangout, zoom), e ciò anche qualora tale modalità non sia espressamente prevista negli statuti e nei regolamenti delle organizzazioni (art. 73 c. 4).Tale possibilità è ammessa fino al termine della durata dello stato di emergenza dichiarato dal Governo, cioè fino al 31 luglio 2020 (salvo ulteriori proroghe).

Se un’associazione o una fondazione vuole riunire i propri organi sociali da remoto lo potrà quindi fare, purché

1. vengano rispettati i criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati,
2. purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente.

Il “rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati” (ad esempio mettendo a disposizione in anticipo i materiali oggetto di discussione), presuppone che essi consentano al presidente dell’organo di accertare la regolarità della costituzione della riunione, identificando quindi in modo certo i partecipanti, di regolare lo svolgimento dell’adunanza e di constatare i risultati delle votazioni. Fondamentale è il rispetto del principio di simultaneità per il quale, a pena di invalidità della riunione, ogni partecipante deve poter seguire in modo adeguato la discussione, oltre che poter intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti e alla votazione.

Qualora tali criteri non fossero già presenti negli statuti o nei regolamenti, dovranno essere definiti ex ante con delibera dell’organo interessato, che dovrà comunque tenere conto dell’attuale quadro normativo emergenziale caratterizzato anche dalle stringenti limitazioni agli spostamenti degli individui (per approfondire “Coronavirus: come continuare a fare attività di volontariato?”), conseguenza del quale è che i partecipanti non potranno che trovarsi ognuno nella propria abitazione. Vista tale particolare condizione, il verbale della riunione può essere redatto anche successivamente, con la sottoscrizione del Presidente e del verbalizzante (oppure con la sottoscrizione del solo notaio se trattasi di atto pubblico): questo è quanto ha disposto il Consiglio Notarile di Milano con la Massima n. 187 dell’11 marzo 2020.

Per quanto detto sopra è evidente che l’organizzazione di assemblee sociali con un numero consistente di aventi diritto alla partecipazione è di fatto impraticabile per la stragrande maggioranza delle associazioni. La disposizione è invece di interesse per il consiglio direttivo considerato che di regola gli statuti non contengono forme particolari per la convocazione di tale organo che potrà quindi riunirsi in videoconferenza, nel rispetto delle prescrizioni, utilizzando piattaforme e applicazioni gratuite disponibili sul mercato, con estrema facilità di utilizzo considerato anche il numero esiguo dei componenti. In linea generale si consiglia dunque al Consiglio Direttivo può predisporre ugualmente il rendiconto economico finanziario da sottoporre all’assemblea, quando sarà resa possibile la sua convocazione per  l’approvazione del documento e convocare l’assemblea in data successiva al termine di sospensione obbligatoria redigendo un verbale che attesti l’impossibilità di tenere l’assemblea per le misure adottate. In assenza di precedenti noti, se impossibilitati a garantire a tutti i soci pari il diritto di partecipazione (fisico e/o da remoto), si è suggerito che il rendiconto venga approvato almeno da parte del Consiglio Direttivo in seconda convocazione ratificando quanto stabilito con apposita Assemblea straordinaria da celebrarsi non appena rientrata l’emergenza sanitaria. In tal modo, si potrebbe obbiettare, verrebbe meno il metodo democratico di approvazione. A tal fine si potrebbe, in aggiunta e prima della celebrazione della riunione, inviare a tutti i soci copia del rendiconto affinchè possa essere concesso loro quanto meno il diritto di inviare osservazioni o chiedere chiarimenti.

Ipotesi difficilmente contemplabile per gli enti sportivi (e del terzo settore in genere) è invece, quella prevista dall’art. 2374 cod. civ. che consente di rinviare a non più di 5 giorni l’assemblea su richiesta dei “soci intervenuti che riuniscono un terzo del capitale rappresentato nell’assemblea, se dichiarano di non essere sufficientemente informati sugli oggetti posti in deliberazione”, Per non pregiudicare i vantaggi fiscali acquisiti, ed in via meramente preventiva, si può dunque ragionevolmente procedere alla convocazione assembleare ed approvazione del rendiconto secondo indicazioni di massima (adeguabili al caso concreto) frutto di riflessioni provenienti dalla dottrina di settore. 

c) Le associazioni sportive

Le associazioni sportive sono una specie particolare del genus degli ETS diversi da Odv, Aps, Onlus e imprese sociali e perciò ne condividono buona parte degli elementi tra cui la centralità dello statuto qualle legge regolatrice dell’attività associativa.

Le specifiche disposizioni dettate dalla L. 289/02 per le associazioni sportive dilettantistiche e dal D.P.R. 917/86  per le agevolazioni fiscali a favore degli enti associativi, pongono l’obbligo di redazione del bilancio/rendiconto ma non ne fissano i termini per l’approvazione, che è demandata allo statuto, anche in relazione al dettato generale dell’art.36 c.c. secondo il quale l’ordinamento interno nelle associazioni non riconosciute è regolato  dagli accordi degli associati. L‘art.  5,  comma  2,  del D.lgs.460/97, l’art 90 L. 289/02 e l’art. 148 Tuir,  prevedono  infatti per  le  associazioni  sportive  l’obbligo  di redigere  ed  approvare  annualmente  un  “rendiconto  economico  e  finanziario”  secondo  le disposizioni statutarie. In difetto si perdono le agevolazioni fiscali previste dalla normativa di settore e dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi. Per tale motivo, tra le clausole da recepire obbligatoriamente negli statuti, l’art. 90 lett. f) della L.289/02 prevede “l’obbligo di redazione di rendiconti economico-finanziari, nonché le modalità di approvazione degli stessi da parte degli organi statutari” e l’art.148 comma VIII T.U.I.R.  “l’obbligo di redigere e di approvare annualmente un rendiconto economico e finanziario secondo le disposizioni statutarie”.

Il Codice Civile non prevede alcuna possibilità di rinvio rispetto ai tempi previsti di approvazione (120 giorni dalla chiusura dell’anno d’imposta ex art. 2364 2 comma c.c. estensibile a 180 giorni solo in via eccezionale e solo in determinati casi e sempre che sia stato preventivamente previsto dallo statuto) indicando all’art. 20 un generale obbligo di approvazione a mezzo dell’Assemblea. Si ritiene pertanto, considerata la proroga dei termini di legge, laddove previsti, che lo stato di emergenza e le limitazioni imposte dalle autorità possano giustificare il mancato rispetto delle disposizioni statutarie quando il termine per approvazione del rendiconto ricada nel periodo di vigenza delle limitazioni e comunque nel periodo emergenziale (fino al 31 luglio).

Anche in questo caso la soluzione più appropriate vede la convocazione del consiglio direttivo  che potrà quindi riunirsi in videoconferenza, nel rispetto delle prescrizioni, utilizzando piattaforme e applicazioni gratuite disponibili sul mercato, con estrema facilità di utilizzo considerato anche il numero esiguo dei componenti. Nell’individuazione della data occorre verificare che possa ritenersi compatibile con le misure adottate e le esigenze del sodalizio, anche per deliberare sul preventivo che dovrà tener conto della crisi in atto e delle difficoltà conseguenti alla chiusura dei centri sportivi e compatibile con le modalità di convocazione previste dallo statuto, considerando ad esempio che la modalità di convocazione mediante affissione nei locali ove si svolge l’attività e/o per presa visione è di fatto preclusa dalla chiusura del centro sportivo. Si possono dunque ipotizzare due situazioni:

a) Per chi non avesse ancora provveduto all’approvazione del rendiconto e non avesse ancora inviato la Convocazione dell’Assemblea annuale predisporla e inviarla previo consenso del Consiglio Direttivo inserendo questa avvertenza “(…) Preso atto che la presente convocazione viene inviata mentre è in corso lo stato di emergenza sanitaria che sta colpendo il nostro Paese (D.C.M. 31/01/2020)  e che sono in vigore sino al 3/4/2020 misure restrittive (D.P.C.M. 08/03/2020 e 09/03/2020) seguirà comunicazione sullo svolgimento delle attività assembleari qualora intervenissero proroghe alle emanate restrizioni e/o diverse disposizioni di legge. (…)”.

b) Chi non avesse ancora provveduto all’approvazione del rendiconto ma avesse già inviato la Convocazione dell’Assemblea annuale da celebrarsi durante il periodo di vigenza della normativa anticoronavirus è opportuno che valuti se il luogo e’ idoneo a mantenere le distanze di sicurezza fissate dalla normativa o se invece non sia possibile procedere con la videoconferenza (il differimento, in questo caso, non sarebbe giustificato da nessuna delle ipotesi contemplate nel Decreto) se lo statuto prevede che l’assemblea possa essere celebrata anche in videoconferenza.

Alcune linee guida conclusive per gli enti

Sulla base di quanto detto, cosa è opportuno fare per le associazioni e le fondazioni (comprese Odv, Aps ed Onlus) in questo periodo, in particolare con riferimento all’approvazione del bilancio di esercizio?

Distinguiamo tre casi.

1. Gli enti che hanno la possibilità, i mezzi e le competenze per riunire gli organi sociali (compresa l’assemblea) in forma telematica, rispettando i criteri delineati al paragrafo precedente, lo possono ovviamente fare, procedendo quindi all’approvazione completa del bilancio di esercizio entro i termini legali o statutari.
2. Gli enti che non hanno invece la possibilità e i mezzi per riunire l’assemblea in forma telematica ma che invece possono procedere ad una riunione telematica del consiglio direttivo (il quale è composto da meno persone rispetto all’assemblea, ed è quindi più gestibile), lo possono fare, deliberando entro il 30 aprile in merito al bilancio di esercizio e posticipando l’assemblea a data da destinarsi. Vista la situazione attuale non sembra infatti opportuno indicare una data precisa per lo svolgimento dell’assemblea, essendo preferibile subordinarla alla fine della situazione emergenziale come dichiarata dall’autorità legislativa. Si devono comunque informare gli associati (ad esempio tramite email) del rinvio dell’assemblea inviando loro, laddove sia stato predisposto ed approvato dal consiglio direttivo, il progetto di bilancio. Le regole per la convocazione sono le stesse di quelle previste dallo statuto per le normali riunioni dell’assemblea o del direttivo, così come i quorum costitutivi e deliberativi.
3. Infine, per gli enti non profit che non hanno la possibilità, i mezzi o le competenze per convocare né l’assemblea né il direttivo in forma telematica, si consiglia che il presidente, dopo aver preliminarmente informato e condiviso la decisione con i singoli consiglieri, invii una comunicazione a tutti gli associati informandoli, vista la situazione emergenziale ed il quadro normativo precedentemente esposto, che l’assemblea è rinviata a data da destinarsi. Se il progetto di bilancio è stato redatto (anche se non ancora approvato dal direttivo) è opportuno inviare anch’esso agli associati.